OZNÁMENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ DODAVATELŮ SPOLEČNOSTI BUREAU VERITAS SERVICES CZ

v souladu s článkem 13 nařízení EU 2016/679

Tato politika (dále jen „politika“) je poskytována v souladu s článkem 13 nařízení (EU) 679/2016 („GDPR“) v souvislosti se zpracováním osobních údajů dodavatelů společnosti Bureau Veritas Services CZ s.r.o. (dále jen „dodavatelé“ a/nebo „subjekty údajů“).

1.    Správce údajů
Správcem údajů je společnost Bureau Veritas Services CZ s.r.o. se sídlem v Praze - Krč, Olbrachtova 1589/1, PSČ 14000, Česká republika, DIČ CZ08800472 (dále jen „Bureau Veritas“ nebo „správce údajů“).

2.    Shromažďované údaje
Správce údajů zpracovává osobní údaje dodavatelů – shromážděné prostřednictvím smluvní dokumentace týkající se smlouvy uzavřené s nimi – jako jsou identifikační údaje (jméno, příjmení, datum a místo narození, daňové identifikační číslo a DIČ), kontaktní údaje (např. adresa, e-mail a telefonní číslo) a veškeré další informace uvedené v podepsaných smlouvách a bankovní a daňové údaje nezbytné pro úhradu služeb a plnění poskytovaných subjektem údajů (dále jen „údaje“ a/nebo „osobní údaje“).

Údaje subjektu údajů jsou shromažďovány elektronicky nebo v papírové podobě prostřednictvím smlouvy, objednávkových formulářů a obecněji prostřednictvím smluvní dokumentace podepsané mezi dodavatelem a správcem údajů. Shromažďované údaje jsou proto omezeny na údaje nezbytné pro správu a plnění smluvního vztahu s dodavatelem.

3.    Účel a právní základ zpracování 
Správce údajů zpracovává údaje v souladu s následujícími účely a právními základy:

Plnění smluvního vztahu
Údaje budou zpracovávány za účelem správného plnění dodavatelské smlouvy s správcem údajů, a to zejména:
A.    za účelem umožnění účinného řízení smluvního vztahu se správcem údajů:
        (i)    za účelem poskytování nabízených služeb a jejich úhrady.
B.    za účelem plnění povinností vyplývajících z dodavatelské smlouvy, jako například:
        (i)    za účelem účetnictví;
       (ii)    za účelem předávání objednávek.

Poskytnutí údajů pro výše uvedené účely je povinné a nezbytné pro řádné provedení výše uvedených činností. V případě úplného nebo částečného odmítnutí poskytnout údaje pro tyto účely nebude správce údajů schopen navázat a realizovat smluvní vztah.

Plnění zákonných povinností
Údaje mohou být také zpracovány, aby správce údajů mohl plnit povinnosti stanovené zákonem, nařízením, právními předpisy EU nebo příkazem orgánů veřejné moci.
Poskytnutí údajů pro tento účel je nezbytné pro plnění zákonných povinností, kterým správce údajů podléhá.

Oprávněný zájem (právní ochrana);
Údaje budou zpracovávány za účelem výkonu práv správce údajů, jako je právo na obhajobu před soudem. Tento oprávněný zájem je třeba považovat za převažující, protože odpovídá ústavně zaručenému právu a jako takový je společensky uznáván jako převažující nad zájmy dotčené osoby. Poskytnutí údajů pro tento účel je nezbytné, aby se správce údajů mohl bránit v soudních a mimosoudních řízeních.

4.    Příjemci údajů
Údaje budou zpracovávány zaměstnanci správce údajů, kteří jsou výslovně jmenováni jako pověření zpracovatelé (například, ale nikoli výlučně, vedoucí nákupního oddělení), pokud je to nezbytné k provádění činností uvedených v odstavci 3 výše.

Osobní údaje mohou být rovněž sděleny třetím stranám, pokud je to nezbytné pro navázání, správu, plnění a/nebo ukončení smluvního vztahu se správcem údajů. V takovém případě patří třetí strany, které jsou příjemci osobních údajů – samostatní správci údajů nebo řádně jmenovaní zpracovatelé údajů – do následujících kategorií:

A.    externí subjekty působící jako samostatní správci, jako jsou například orgány a dozorčí a kontrolní orgány, a obecně subjekty, včetně soukromých osob, které jsou oprávněny požadovat údaje (například účetní poradci, právní poradci), veřejné orgány, které podají výslovnou žádost pro administrativní nebo institucionální účely v souladu s ustanoveními platných vnitrostátních a evropských právních předpisů;
B.    subjekty mimo společnost, které poskytují společnosti služby a jsou užitečné pro její činnost (například: poskytovatelé IT služeb pro správu databází, včetně kontaktů a e-mailů, poskytovatelé digitálních služeb a IT konzultanti, kteří poskytují společnosti technickou pomoc, kanceláře poskytující mzdové služby, vzdělávací instituce, bankovní a finanční zprostředkovatelé); tyto subjekty obdržely konkrétní úkol jako zpracovatelé údajů a jejich jména jsou k dispozici na vyžádání u správce údajů, a to pomocí kontaktních údajů uvedených v odstavci 7 níže.

5.    Doba uchovávání údajů 

Údaje zpracovávané pro:
(i)    plnění smluvního vztahu, jehož je subjekt údajů stranou, jsou uchovávány po celou dobu trvání smluvního vztahu a po běžnou promlčecí lhůtu 10 let stanovenou příslušnými předpisy;
(ii)    plnění zákonných povinností, kterým podléhá správce údajů, jsou uchovávány po dobu stanovenou zákonem (10 let pro administrativně-účetní povinnosti);
(iii)    oprávněný zájem správce údajů, a to konkrétně v případě soudního sporu, budou uchovávány po celou dobu trvání sporu, až do vyčerpání lhůt pro podání odvolání.

6.    Předávání údajů do třetích zemí
Správce údajů nebude provádět předávání mimo Evropskou unii. Pokud k tomu dojde, správce údajů přijme přiměřená záruky v souladu s platnými právními a regulačními předpisy o ochraně osobních údajů, aby zajistil jejich přiměřenou ochranu: konkrétně budou takové předávání prováděna případ od případu po ověření standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí podle čl. 46 odst. 2 písm. c) a d) GDPR nebo závazných pravidel pro společnost uvedených v čl. 47 GDPR nebo, nejsou-li k dispozici, na základě jednoho z výjimkových opatření uvedených v čl. 49 GDPR.

7.    Práva subjektu údajů
Dodavatelé jako subjekty údajů (tj. subjekty, kterých se údaje týkají) jsou držiteli práv udělených GDPR.
Zejména podle článků 15–22 GDPR mají subjekty údajů právo kdykoli požádat o přístup ke svým osobním údajům, informace o prováděném zpracování, opravu a/nebo aktualizaci osobních údajů, výmaz a omezení zpracování. Kromě toho mají také právo vznést námitku proti zpracování a požádat o přenositelnost údajů (tj. o zaslání osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu). Subjekty údajů mají vždy právo kdykoli odvolat svůj souhlas (to v žádném případě neovlivní zákonnost zpracování prováděného na základě souhlasu uděleného před odvoláním) a podat stížnost u dozorového úřadu.

Výše uvedená práva lze kdykoli uplatnit zasláním žádosti správci údajů:

Místo a datum    

_________________            

Podpis
    
_________________