BUREAU VERITAS spolupracuje se společností IKEA na vylepšení systému správy péče o budovu a zařízení!

Technická správa budovy vyžaduje důkladně nastavené procesy. V provozní fázi jakékoli budovy se může provozovatel dostat do situace, ve které má velké množství dokumentů s informacemi v různých adresářích a formátech. Díky tomu není snadné se okamžitě orientovat, jakými předpisy pro provoz a údržbu je nutné se řídit. To může být velký problém nejen z hlediska kontrol, ale i bezpečných pracovních podmínek pro zaměstnance.

V roce 2018 se nám naskytla první příležitost spolupracovat se společností IKEA Česká republika, s.r.o. právě v oblasti Technické správy a údržby budov. Tehdy nastal stav, kdy bylo potřeba ve třech zemích (ČR, SR, HU) vytvořit ucelený přehled vyhrazených technických zařízení. Naši odborníci navrhli systém pasportizace, do kterého se zapojili zaměstnanci IKEA. Společnou prací vznikl ucelený přehled nejen zařízení, ale i souvisejících normativních předpisů, které později daly vzniknout tzv. Legislativní mapě, souboru předpisů, které se musejí z hlediska provozu jednotlivých zařízení respektovat a dodržovat.  BUREAU VERITAS bylo následně odpovědné za legislativní dozor a v případě, kdy došlo k aktualizaci legislativy, upozornilo techniky společnosti IKEA na změnu, a to velmi přesně. Určilo, kterých konkrétních zařízení se změna týká, a co přesně se musí stát, aby byl zajištěn legislativní soulad. Díky tomu klient šetřil jak čas, tak prostředky spojené s legislativní změnou.

Netrvalo dlouho a v roce 2019 odstartoval další projekt zaměřený na indexaci projektové dokumentace společnosti IKEA. Smyslem bylo vytvořit hromadný seznam veškeré dostupné projektové dokumentace a přiřadit jí indexy za účelem snazší orientace v ní. Díky tomu tak vzniklo jedno místo, kde byla přehledně uvedena projektová dokumentace celé stavby.

Následně nás společnost IKEA požádala o vytvoření jednotné struktury pro pasportizaci do jejich CAFM systému IBM Maximo v souladu s metodikou LCA, což je anglická zkratka pro posuzování životního cyklu (Life Cycle Assessment), a to opět pro všechny tři země. Cílem projektu bylo nastavit správu péče o budovy a zařízení tak, aby byla maximálně využita životnost zařízení a bylo umožněno efektivní provozování daných zařízení. Tato koncepční změna optimalizovala náklady na provoz a údržbu, což jen potvrzuje význam těchto progresivních metod a správný směr.

Na předchozí projekty pak už logicky navazovala poslední fáze, která se začala psát v červnu roku 2020. Tentokrát bylo cílem zastřešit předešlé kroky do jednotného uceleného systému správy, tzv. O&M manuálu (z anglického Operational and Maintenance Manual). V rámci O&M manuálu se popisují veškerá pravidla pro technickou údržbu technických zařízení i péči o stavební části, metodika a organizace práce. Řízením projektu byl za naši společnost pověřen Ing. Miroslav Bílek, který spolupracoval s řadou expertů, mimo jiné i s Ing. Martinem Václavíkem. 

Pro společnost IKEA jsme manuál vytvořili a přizpůsobili v 5 fázích:

V 1. fázi bylo nutné mít kompletní projektovou dokumentaci stavby včetně všech dostupných dokladů. V této dokumentaci jsme se měli možnost rychle zorientovat díky předchozí indexaci a zároveň jsme zahájili GAP analýzu, která vzniká jako vedlejší produkt při tvorbě O&M manuálu.  GAP analýza v této fázi odhaluje chybějící základní dokumenty skutečného provedení stavby a chybějící provozní doklady, ať už povinné dle platné legislativy nebo doporučené dle dobré praxe.  „V první fázi jsme se museli seznámit s celou stavbou a dostupnou dokumentací, abychom pochopili místní pracovní kulturu, která nesmí být naším zásahem narušena. S doplněním chybějících provozních dokumentů jsme klientovi pomohli a zajistili jsme soulad se skutečným stavem do maximální možné míry. Byla to komplexní spolupráce na delší dobu,“ (Popsal Martin Václavík)

Ve 2. fázi následovala Pasportizace, která opět navazovala na předchozí systém evidence kritických systémů a vyhrazených technických zařízení z roku 2018. Vytvořil se tak souhrnný seznam všech stavebních částí a technologických zařízení, který byl zároveň v souladu s filozofií místního CAFM systému. Celkový počet záznamů se pohyboval okolo jednoho tisíce.

Ve 3. fázi se zaváděla tzv. O&M matice, což je nástroj pro porovnání všech aplikovatelných pravidel pro provoz, správu a údržbu daných částí budovy. “Vždy porovnáváme legislativní nařízení, pokyn výrobce a vlastní doporučení dobré praxe. V tomto projektu jsme zařadili i přehled odpovědností mezi interní techniky a externí servisní organizace.” (Popsal Martin Václavík). Legislativní požadavky a pokyny jsou díky tomu transparentně a přehledně uvedené v jednom souboru. To poskytuje přehled všech pravidel k zařízením spolu s přehledem všech činností, povinností a doporučení.

Ve 4. fázi proběhla syntéza všech zpracovávaných informací, která dala za vznik přehledu odpovědností za technickou údržbu. Součástí takového přehledu je tzv. Legislativní mapa a přiřazení odpovědností servisních organizací k jednotlivým druhům stavebních a technologických částí a samozřejmě i plán technických prohlídek, revizí, odborných servisů atp.

Finální 5. fáze zahrnovala tvorbu samotného O&M manuálu (příručky pro technickou údržbu a provoz zařízení). V dokumentu jsou uvedeny základní informace o stavbě a základní kontakty, stručně popsány všechny druhy stavebních a technologických systémů, doporučená koordinace činností interního týmu facility managementu, nově navrhnutá organizace provozní dokumentace, základní provozní parametry a další vhodné informace pro efektivní a řádnou správu objektu.

Výsledkem celého projektu bylo úspěšné definování potřeb pro doplnění provozní dokumentace, jednotný a transparentní systém, utříděný přehled zařízení a znalost všeho povinného a nutného. Jsme hrdí na to, že byl projekt úspěšný. Za tímto úspěchem stojí úsilí celého týmu expertů z BUREAU VERITAS a skvělá spolupráce na obou stranách.

Pokud chcete vědět více informací, nebo také potřebujete poradit nejen v oblasti technické správy a údržby budov, kontaktujte nÁS NA e-mailové adrese: INFO@BUREAUVERITAS.CZ